Workforce Management: Mehrwert in guten und schwierigen Zeiten

Agilität und Struktur sind die Schlüsselpunkte, die Unternehmen für die Zukunft brauchen. Andreas F.J. Obereder, CEO und Founder der ATOSS Software AG, erklärt im Gespräch mit DDW, warum digitales Workforce Management gerade in Zeiten des Umbruchs eine besondere Relevanz hat.

Herr Obereder, 2020 war für ATOSS das 15. Rekordjahr in Folge – trotz Corona. Digitales Workforce Management scheint gefragt zu sein…

Da haben Sie recht! Eine flexible und am Bedarf orientierte Personaleinsatzplanung ist heute wichtiger denn je. Wir agieren als digitaler Wegbereiter, der Unternehmen aller Branchen hilft, die Arbeit der Zukunft effizienter zu gestalten und die Transformation hin zu New Work zu meistern. Hierbei geht es allerdings nicht nur um Effizienz und Optimierung, sondern insbesondere um intelligente, innovative Formen der Arbeitszeitgestaltung und die bessere Integration der vorhandenen Arbeitskraft in diese Prozesse. Agilität und Flexibilität sind insbesondere in der aktuellen Zeit entscheidende Erfolgsfaktoren. Das erleben wir gerade eindrucksvoll und leider häufig auch schmerzlich.

Also ist Ihr Thema Workforce Management auch in schwierigen Zeiten relevant?

Definitiv. Workforce Management wurde und wird durch die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt, steigende regulatorische Anforderungen, knappe Personalressourcen und die zunehmende Komplexität von Organisationen forciert. Diese Treiber gelten nach wie vor. Hinzu kommt jetzt, dass gerade in diesen schwierigen Zeiten die Nachfrage nach Werkzeugen zur Steuerung von Flexibilität wächst.

„Der optimale Einsatz der verfügbaren Belegschaft hat heute strategische Bedeutung. Darauf zu verzichten, kann sich kein Unternehmen mehr leisten.“

Wie genau können Sie hier unterstützen?

Unsere Lösungen rund um das Thema Arbeitszeitmanagement haben die Grundlage für die rechtssichere Dokumentation von Home-Office Zeiten sowie für die prüfungssichere Dokumentation aller erforderlichen Unterlagen zur Beantragung von Kurzarbeit und Fördermitteln geschaffen. Gleichzeitig erleichtern sie die Steuerung über Langzeitkonten, Urlaubssteuerung und Kapazitätsplanung. Unsere Kunden konnten und können also schneller, präziser und verlässlicher reagieren. Das spart Geld, schafft Entscheidungssicherheit und schont ohnedies schon strapazierte Nerven. Wir haben in dieser Phase unglaublich viel positives Feedback von unseren Kunden, darunter viele systemrelevante Unternehmen wie Kliniken, Logistiker und Versorger, erhalten.

Und wie profitieren Ihre Kunden in der aktuellen Situation?

Wir haben unsere Kunden bereits im Shutdown maßgeblich unterstützt und sie leisten auch jetzt in der Phase zum neuen Normalbetrieb einen wichtigen Beitrag – beispielsweise beim Thema Gesundheitsschutz oder bei der Sicherstellung von Betriebsabläufen. Sie sichern aber auch die Wettbewerbsfähigkeit, zum Teil die finanzielle Grundlage und damit unmittelbar Arbeitsplätze.

Gerade das Wiederanlaufen der Wirtschaft sorgt für enorme Herausforderungen: Gesundheitsschutz, Personalengpässe, gestörte Lieferketten, verändertes Konsumentenverhalten, fehlende Aufträge bzw. schleppende Genehmigungsprozesse und finanzielle Engpässe. All diese Aspekte müssen, um Umsatz und Kosten zu optimieren, vorausschauend in der Personalplanung berücksichtigt werden. Bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung wird zu einem wesentlichen Baustein für das Wiederanlaufen, ja für den Wiederaufbau der Wirtschaft.

Für welche Branchen ist digitales Workforce Management besonders interessant?

Das Thema ist branchenübergreifend relevant. Besonders positive Effekte lassen sich aber in personalintensiven Branchen mit schwankenden Bedarfen erzielen. So zum Beispiel im Einzelhandel, wo Unternehmen wie EDEKA, ALDI SÜD, ROSSMANN oder HORNBACH auf unsere Lösung setzen. Aber auch in der Logistik, dem produzierenden Gewerbe oder dem Dienstleistungssektor konnten wir bei Kunden wie DB Schenker, WISAG, thyssenkrupp Packaging Steel, SIXT oder HUK-COBURG einen signifikanten Nutzenbeitrag leisten.

Das klingt nach den Big Playern. Wie sieht es denn bei Mittelstand und Kleinunternehmen aus?

Da ist das Thema nicht minder wichtig. Fachkräftemangel, neue Gesetze und Vorschriften wie die DSGVO oder das EuGH-Urteil zur verpflichtenden Erfassung von Arbeitszeiten steigern die Notwendigkeit, in digitales Arbeitszeitmanagement zu investieren. ATOSS bietet Lösungen für Unternehmen von zwei bis 200.000 Mitarbeitern an. Für Kleinunternehmen, Startups und Handwerksbetriebe bis zu etwa 30 Mitarbeitern ist unsere Cloud-Software Crewmeister optimal. In 60 Sekunden aus dem Netz geladen und in 15 Minuten aufgesetzt, sind Unternehmen im Handumdrehen startklar. Sie können einfach und schnell Zeiten erfassen, Urlaube verwalten oder Personaleinsätze planen.

„Automatisierte Prozesse, datengetriebene Entscheidungen und schnelle Handlungs- und Anpassungsfähigkeit – Unternehmen sollten diese Chance jetzt nutzen und gestärkt aus der Krise hervorgehen.“

Haben Sie ein paar Nutzenbeispiele?

RITTER SPORT hat zum Beispiel mit unserer Lösung seine Prozesse verbessert und damit unternehmensweit Planqualität und Transparenz gesteigert. Im Ergebnis stieg die produktive Arbeitszeit der flexiblen Mitarbeiter um vier Prozent. Oder nehmen Sie die Parfümeriekette Douglas, die heute aufgrund hoher Prognosesicherheit punktgenau weiß, wann sie welche Mitarbeiter wo braucht. Damit gelingt es Douglas, das stark volatile Geschäft in den Filialen deutlich besser, fairer und kosteneffizienter zu planen. Dies führte innerhalb von sechs Monaten zu einer Reduktion der Überstunden in Höhe von 25 Prozent bei gleichem Umsatz.

Kein Wunder, dass Ihr Thema zunehmend zur Chefsache wird…

Das stimmt. Der optimale Einsatz der wertvollen Ressource Personal hat heute strategische Bedeutung. Darauf zu verzichten, kann sich kein Unternehmen mehr leisten.  Die Nutzeneffekte betreffen sowohl Umsatz als auch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, Arbeitgeberattraktivität und den „War for Talent“, Produktivität und Effizienz. Außerdem hat jede Geschäftsführung hohes Interesse daran, beim Thema Arbeitszeit und Personaleinsatz nicht gegen Gesetze zu verstoßen. Kurz: es entstehen Nutzeneffekte auf vielen Ebenen. Daher ist der RoI bei unseren Projekten in aller Regel nach 6 bis 12 Monaten im Echtbetrieb erreicht.

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Andreas F.J. Obereder ist Firmengründer und Vorstandsvorsitzender der ATOSS Software AG. Das 1989 gegründete Unternehmen bietet Technologie- und Beratungslösungen für Workforce Management. Bei mehr als 10.000 Kunden weltweit leisten sie einen Beitrag zu mehr Wertschöpfung, Wettbewerbsfähigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit.