Intelligente Dokumentenverarbeitung oder auch als Intelligent Document Processing (IDP) bekannt, automatisiert Prozesse und steigert die Produktivität enorm. Doch was genau verbirgt sich dahinter und für welche Bereiche ist es sinnvoll, hier zu investieren? Wir sprachen mit Sebastian Zeilinger, Manager Solution Sales bei der Kodak Alaris Germany GmbH.
Herr Zeilinger, was genau ist IDP und wie unterscheidet es sich von bisherigen Lösungen zur Dokumentenverarbeitung?
Sebastian Zeilinger: IDP kombiniert die optische Zeichenerkennung (OCR) mit künstlicher Intelligenz (KI) zur automatisierten Verarbeitung von Dokumenten bzw. Daten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ansätzen ermöglicht IDP eine tiefere Analyse von Dokumenteninhalten, indem es nicht nur Daten extrahiert, sondern auch semantische Zusammenhänge versteht und unstrukturierte Dokumente interpretiert.
Sebastian Zeilinger, Manager Solution Sales
Das war sehr theoretisch, können Sie ein konkretes Beispiel beschreiben?
Ein Beispiel sind Rechnungen, die in jedem Unternehmen vorkommen. Rechnungen sind ein sehr heterogener Dokumententyp, der zwar die gleichen Bestandteile enthält, aber unterschiedlich aufgebaut ist. Die manuelle Eingabe der Daten in nachgelagerte Systeme ist enorm aufwändig und Übertragungsfehler sind keine Seltenheit. Eine automatisierte Verarbeitung gelingt mit KI. Hier kommt beispielsweise unsere IDP-Lösung Kodak Info Input Solution zum Einsatz. Sie bietet Schnittstellen zu allen gängigen KI-Anbietern wie Amazon, Google und Microsoft, die bereits mit hunderttausenden Rechnungen trainiert wurden. Für den Anwender unmerklich werden die Rechnungsdaten in der Cloud ausgelesen und können direkt in Folgesysteme zur Weiterverarbeitung extrahiert werden. All dies geschieht im Hintergrund, ohne dass der Nutzer manuell eingreifen muss.
Das ist sicherlich eine enorme Arbeitserleichterung. Aber nicht jedes Unternehmen möchte aus Gründen des Betriebsgeheimnisses oder des Datenschutzes seine Rechnungen in der Cloud verarbeiten lassen. Gibt es auch dafür eine Lösung?
Wir sind uns dessen bewusst, deshalb haben Anwender der Kodak Info Input Solution die Wahl zwischen einer cloudbasierten oder einer On-Prem-Lösung mit der Microsoft KI. Auf diese Weise werden keine Daten nach außen übertragen und Compliance- und Datenschutzrichtlinien eingehalten.
Springen wir noch einen Schritt zurück. Nicht jede Rechnung liegt in digitaler Form vor, wie funktioniert der Prozess mit Papierdokumenten?
Ganz einfach, Kodak Info Input Solution fungiert als Multi-Channel-fähige Erfassungslösung. Das heißt, sie verarbeitet gescannte Dokumente genauso wie digitale Vorlagen.
Haben Sie noch ein prägnantes Beispiel für intelligente Dokumentenverarbeitung?
Aus den vielen Projekten, die wir bereits umgesetzt haben, ist die intelligente Handschriftenerkennung sehr bemerkenswert. Handschriftlich ausgefüllte Dokumente sind noch in ganz vielen Bereichen wie bei Behörden, im Gesundheitswesen, aber genauso bei Banken und Versicherungen anzutreffen. Auch hier gilt, die manuelle Eingabe erfordert viel Zeit und ist fehlerbehaftet. Analog zur Rechnungslesung kommt in diesem Szenario ebenfalls Kodak Info Input Solution und die KI von Amazon, Google oder Microsoft zum Einsatz. Die Ergebnisse sind erstaunlich, denn es wird nicht nur handschriftliche Blockschrift, sondern auch Schreibschrift erkannt und in digitale Daten umgewandelt. Darüber hinaus kann der Kunde zwischen cloudbasierter oder Lösung auf dem eigenen Server wählen.
Welche Vorteile hat es, die KI von den großen Anbietern zu nutzen?
Bei gängigen Dokumententypen wie Rechnungen, Antragsformularen, Ausweisen oder eben der Handschriftenerkennung macht es deswegen Sinn, weil die KI mit hunderttausenden unterschiedlichen Dokumenten oder Handschriften angelernt ist. So erzielen Unternehmen sehr schnell die gewünschten Ergebnisse. Wir von Kodak Alaris gehen aber noch einen Schritt weiter und bieten mit unserem Open Intelligence-Ansatz die Offenheit auch für andere bzw. künftige KI-Anbieter. Kodak Info Input Solution ist damit eine technologieunabhängige End-to-End IDP-Plattform, mit der Unternehmen jederzeit entscheiden können, welche KI-Engines am besten für ihre Geschäftsanforderungen geeignet sind.
Das klingt nach einer zukunftssicheren Strategie. Ist das ein Argument für Unternehmen, schon heute in die intelligente Dokumentenverarbeitung zu investieren?
Es gibt viele Argumente, heute in die Automatisierung von Dokumentenprozessen zu investieren. Die deutliche Steigerung der Produktivität und die Minimierung der Fehlerquote sparen nicht nur Kosten, sondern schaffen Wettbewerbsvorteile sowie zufriedene Kunden. Mitarbeitende werden von Routinetätigkeiten entlastet und haben mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Das verspricht einen schnellen Return-on-Investment und mit unserem Ansatz eine zukunftssichere Investition.
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