Empfehlungen für die erste Aufsichtsratssitzung
Herzlichen Glückwunsch, Sie sind in einen Aufsichtsrat berufen worden. Doch wie kann der Einstieg gelingen? Ein Expertenteam hat Ratschläge und Empfehlungen für neue Board-Mitglieder zusammengestellt, die einen soliden Start als auch langfristigen Erfolg in der neuen Rolle ermöglichen.
Dos: Vertiefte Vorbereitung
1. Markt- und Unternehmensrecherche
Vor der ersten Sitzung ist es essenziell, sich ein umfassendes Bild vom Unternehmen und dem entsprechenden Markt zu machen. Nutzen Sie alle verfügbaren Quellen – von Geschäftsberichten über Branchennews bis hin zu Produktkatalogen und Pressemitteilungen. Versuchen Sie, ein Gefühl für die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Unternehmens im Wettbewerbsumfeld zu entwickeln. Ein besonderes Augenmerk sollte dabei auch auf soziale Verantwortung und Unternehmenskultur gelegt werden, da diese Aspekte zunehmend an Bedeutung gewinnen.
2. Stakeholder- und Personalforschung
Ein erfolgreiches Aufsichtsratsmitglied versteht es, die Bedürfnisse und Erwartungen der unterschiedlichen Interessengruppen zu berücksichtigen. Nehmen Sie sich Zeit, um mehr über die Personen zu erfahren, mit denen Sie zusammenarbeiten werden. Das umfasst sowohl die Mitglieder des Aufsichtsrates als auch die des Vorstandes und weitere Schlüsselpersonen im Unternehmen. Informationen über berufliche Werdegänge, veröffentlichte Artikel und persönliche Interessen können Ihnen helfen, einen besseren Zugang zu Ihren neuen Kollegen zu finden.
3. Onboarding-Phase abschließen
Klären Sie alle offenen Fragen zur Gremienkultur und den formalen Abläufen. Dazu gehört auch die Klärung praktischer Details wie Dresscode, Umgangsformen und die Nutzung von Kommunikationstools. Ein gut strukturiertes Onboarding hilft nicht nur bei der Einarbeitung, sondern legt auch den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
4. Gründliche Vorbereitung der Sitzungsunterlagen
Die im Vorfeld der Sitzung bereitgestellten Dokumente bieten eine wichtige Grundlage für die Diskussionen und Entscheidungen im Aufsichtsrat. Zeigen Sie Ihr Engagement, indem Sie diese Unterlagen sorgfältig durchgehen und sich aktiv in die Diskussion einbringen. Das demonstriert nicht nur Ihre Professionalität, sondern erleichtert auch die gemeinsame Entscheidungsfindung.
5. Persönliche Vorstellung planen
Auch wenn Sie möglicherweise bereits eine Einführung in kleinerem Rahmen hatten, ist die erste Gremiensitzung eine wichtige Gelegenheit, sich dem gesamten Gremium vorzustellen. Bereiten Sie eine kurze und prägnante Vorstellung Ihrer Person und Ihrer beruflichen Erfahrung vor, die zeigt, wie Sie zur Arbeit des Gremiums beitragen können.
Don’ts: Vermeidenswertes Verhalten
1. Ungewollte Kontaktaufnahme vermeiden
Direkte Kontakte zu Teammitgliedern oder der Unternehmensführung sollten wohlüberlegt und nicht ohne vorherige Absprache erfolgen.
2. Diskretion wahren
Gehen Sie sorgfältig mit Informationen um und vermeiden Sie es, vertrauliche Daten oder Gespräche unbeabsichtigt offenzulegen. Seien Sie sich der Wichtigkeit von Diskretion und der Wahrung von Vertraulichkeit bewusst.
3. Zurückhaltend agieren
Vermeiden Sie es, direkt bei Ihrer ersten Sitzung umfassende Änderungen vorzuschlagen oder zu dominant aufzutreten. Es ist wichtig, zunächst ein tieferes Verständnis für die Unternehmenskultur zu entwickeln.
4. Demut zeigen
Widerstehen Sie der Versuchung, sich durch das Nennen prominenter Namen oder das Zur-Schau-Stellen Ihrer Erfolge zu profilieren. Authentizität und Bescheidenheit sind Schlüsseleigenschaften, die Vertrauen und Respekt innerhalb des Gremiums fördern. Eine konstruktive und demütige Herangehensweise erleichtert die Integration in das Team und unterstützt eine effektive Zusammenarbeit.
5. Angemessenes Auftreten
Ihre äußere Erscheinung und Pünktlichkeit sind Ausdruck Ihrer Professionalität und Ihres Respekts gegenüber den anderen Mitgliedern des Aufsichtsrats. Vermeiden Sie es insbesondere, zu informell gekleidet zu sein oder in einer Weise aufzutreten, die als respektlos wahrgenommen werden könnte.
Fazit und Reflexion nach der ersten Sitzung
Nach Ihrer ersten Aufsichtsratssitzung ist es ratsam, sich Zeit für eine Reflexion zu nehmen. Bewerten Sie, was gut gelaufen ist und wo möglicherweise Verbesserungsbedarf besteht. Suchen Sie das Gespräch mit dem Vorsitzenden oder erfahrenen Gremiumsmitgliedern, um konstruktives Feedback zu Ihrer Rolle und Ihrem Beitrag zu erhalten. Dies zeigt nicht nur Ihre Bereitschaft, sich einzubringen und zu lernen, sondern hilft Ihnen auch, Ihre Rolle innerhalb des Gremiums weiter zu schärfen.
Langfristige Perspektiven:
Betrachten Sie Ihre Mitgliedschaft im Aufsichtsrat als eine Möglichkeit, kontinuierlich zu lernen und zur Entwicklung des Unternehmens beizutragen. Offenheit für neue Ideen, die Bereitschaft zur Weiterentwicklung und ein proaktiver Beitrag zu strategischen Diskussionen sind wesentliche Bestandteile Ihrer Rolle. Behalten Sie stets das übergeordnete Ziel im Blick: Mit Ihrer Expertise und Ihrem Engagement einen wertvollen Beitrag zum Erfolg und zur nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens zu leisten.
Abschließend erinnern wir uns an die Worte eines erfahrenen Mentors:
“Wenn Sie neu in eine Gemeinschaft kommen, nehmen Sie sich erst Zeit zum Beobachten, bevor Sie beginnen, Veränderungen vorzunehmen.”
Dieser Rat gilt auch für die Arbeit im Aufsichtsrat. Nehmen Sie sich die Zeit, die Dynamiken und Prozesse innerhalb des Gremiums und des Unternehmens zu verstehen, bevor Sie vorschlagen, den Status quo zu verändern. Mit dieser Herangehensweise positionieren Sie sich als wertvolles und respektiertes Mitglied des Aufsichtsrates, das zum Wohl des Unternehmens und aller seiner Stakeholder beiträgt.
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Anlässlich des ersten „Visionary Lunch für Aufsichtsräte und Beiräte“ (Kurz: VAL) am 10. April 2024 in Stuttgart haben die erfahrenen Aufsichtsrat-Experten Dagmar Eisenbach, Isabel Hartung, Martina Koederitz, Oliver Seidl, Rudolf X. Ruter und Dr. Felix Zimmermann diese Handreichung für die Onboardingphase erarbeitet. Die Empfehlungen basieren auf den umfangreichen Erfahrungen der Experten und der gemeinsamen Diskussion.
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…“ eine Möglichkeit, kontinuierlich zu lernen“.
im Moment würde ich wahrscheinlich noch mehr den Mut hervorheben wollen, den Status Quo zu verändern und durch gute Fragen und Impulse fachlich und menschlich gut zu begleiten.
Auch wenn die Dynamiken und Herausforderungen für jedes Gremium sehr individuell sind, so gibt es doch einige Grundsätze für die Gremienarbeit, die immer gelten. Dazu zählt auch die Notwendigkeit des ständigen Lernens! Wer als Gremiumsmitglied nur von seiner Erfahrung lebt, der verliert in diesen schnelllebigen Zeiten sehr rasch an Substanz und damit Relevanz für das Gremium.
Der erste Eindruck ist im Leben immer der entscheidendste Eindruck – dies gilt auch und erst recht für die erste AR-Sitzung