Die Krise zeigt: Wir müssen unsere Unternehmensprozesse anders steuern

Die aktuelle Krise zeigt: Die Flexibilität und Reaktionsschnelligkeit im Umgang mit unvorhergesehenen Veränderungen muss in unseren Unternehmen verbessert werden. Wir müssen die Art und Weise, wie Prozesse gesteuert werden, verändern. Von Dr. Philipp Oleinek

Daten sind der Rohstoff, aus dem die Informationen bestehen, die für Entscheidungen im Unternehmen herangezogen werden. Nur anhand geeigneter Daten kann ein Unternehmen feststellen, ob es aktuell vom Sollzustand abweicht oder belastbare Prognosen zu möglichen Chancen oder Risiken erstellen.

Die zunehmende Vernetzung und Komplexität von Arbeitsprozessen, die sich auch räumlich über verschiedene Standorte und Zeitzonen ausbreitet, erfordert eine Veränderung in der Art und Weise, wie Prozesse gesteuert werden. Die Flexibilität und Reaktionsschnelligkeit im Umgang mit unvorhergesehenen Veränderungen muss verbessert werden. Die dafür notwendige Datenbasis und die effiziente Verarbeitung dieser Informationen erfordern eine überlegte Digitalisierung der Unternehmensabläufe. Das erfordert von vielen Mitarbeitern auch eine aktive Veränderung der gewohnten Arbeitsweisen.

Verfügbarkeit und Aktualität von Daten erhöhen

Dieser Bedarf an Digitalisierung wird noch verschärft, wenn die Mitarbeiter wie in der momentanen Situation gezwungen sind, virtuell zusammen zu arbeiten. Aufgabenplanung, Problemlösung, Entscheidungsprozesse und Führungsaufgaben müssen nun mit eingeschränkten Kommunikationsmöglichkeiten gelingen. Eine Voraussetzung für die effiziente Zusammenarbeit virtueller Teams ist die schnelle und einfache Verfügbarkeit von verlässlichen Daten. Sie sind die Grundlage für sachliche, lösungsorientierte Gespräche und stärken das Vertrauen untereinander.

Viele Unternehmen können ihre Leistungsfähigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit erhöhen, wenn sie mehr Energie auf die Erfassung aussagefähiger Daten verwenden. Dabei geht es nicht nur um die Frage, welche Daten einen Mehrwert bringen, sondern auch um die Häufigkeit der Aktualisierung dieser Daten. Als Faustregel gilt: Je komplexer und vernetzter die Prozesse des Unternehmens sind, desto öfter sollte die Datenlage aktualisiert werden. Bei unzureichender Digitalisierung ist der Aufwand der Datenerfassung sehr hoch und oft ein Grund dafür, dass Unternehmen diese Faustregel nicht einhalten und auf wertvolle Informationen verzichten.

Kybernetisches Management von Projekten
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Kulturelle Hürden überwinden

Allein die Digitalisierung und die damit verbundene Verfügbarkeit von Daten genügt aber nicht. Die Daten müssen auch konsequent verwendet und interpretiert werden. Hier existieren oft kulturelle Hürden, die von Führungskräften und Mitarbeitern überwunden werden müssen, bevor die Digitalisierung ihr Potenzial ausschöpfen kann. Mehr Daten schaffen mehr Transparenz, die nicht von allen Personen in jeder Situation begrüßt wird. Neben den technologischen Herausforderungen der Digitalisierung dürfen die menschlichen und kulturellen Herausforderungen nicht übersehen werden.

Digitalisierung ersetzt nicht Entscheidungsprozesse

Das Vorhandensein von digitalen Prozessen und aussagefähigen Daten kann die Entscheidungen in komplexen Prozessen nur unterstützen, aber nicht ersetzen. Einzelne Daten sind dabei immer nur ein Teil der Entscheidungsbasis und sollten Entscheidungen nicht automatisch vorwegnehmen. Die Auswahl der zu erfassenden Daten muss sich am Bedarf orientieren, um ineffiziente Datenberge zu vermeiden. Vor der Festlegung der benötigten Daten müssen daher klare Ziele oder Soll-Zustände beschrieben sein, anhand derer die Daten später ausgewertet werden können.

Für Unternehmen bedeutet das häufig, dass sie sich von einer prozessorientierten Steuerung („Wird getan, was getan werden soll?“) lösen und zu einer stärker ergebnisorientierten Steuerung („Haben wir erreicht, was wir erreichen wollen?“) hinwenden müssen. Es genügt heute in vielen Fällen nicht mehr, sich auf die korrekte Abarbeitung definierter Prozesse zu verlassen. Stattdessen müssen iterative Sollzustände geplant und bei Erreichen datenbasiert überprüft werden. Der Charakter der Entscheidungsprozesse wird dadurch verändert. Ohne Digitalisierung ist dieses Vorgehen meist mit großem Aufwand verbunden, in digitalisierten Unternehmen ist es jedoch effizient umsetzbar.

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Philipp Oleinek ist CEO der EVOLUCONSULT GmbH aus München. Schreiben Sie dem Autor an philipp.oleinek@evoluconsult.de